Jak zaprojektować funkcjonalne biuro? 5 rzeczy, o których musisz pamiętać!

Dobrze zaprojektowane biuro to podstawa dobrze działającej firmy! Nie tylko zwiększa wydajność pracowników, ale i zachwyca odwiedzających nas klientów. W dzisiejszych czasach projektowanie biur to temat o wiele trudniejszy, niż mogłoby się wydawać. To środowisko, w którym ludzie spędzają sporą część dnia, a ich dobre samopoczucie przekłada się na efektywność. Ponieważ projekt przestrzeni biurowej jest tematem ważnym, wraz z Aleksandrą Hobler i Pawłem Jesionkiem ze studia projektowego we.make przygotowaliśmy dla Was kilka wskazówek, które pomogą przy projektowaniu idealnej przestrzeni do pracy.

Podejścia do realizacji projektów biurowych są często dość skrajne. Niektórzy uważają, że wystarczy wstawić biurka, zapewnić między nimi przejście, dodać lampę, kosz i tyle. Inni natomiast stawiają na nowoczesne biura, które nie mogą obejść się bez strefy chillout, huśtawek, budek telefonicznych czy PlayStation. Otóż w projektowaniu biura w dzisiejszych czasach znaczenie ma praktycznie wszystko! 

Zasada numer 1: bądź elastyczny!

Termin, który jest kluczem do projektowania nowoczesnych przestrzeni? Wielofunkcyjność! Niezależnie od tego, jakie biuro projektujesz, Twoim podstawowym zadaniem jest zapewnienie komfortowego miejsca pracy. I tu może pojawić się problem - ludzie się od siebie różnią. Każda osoba czy zespół pracuje inaczej. Niektórzy potrzebują miejsca, w którym maksymalnie się skupią. Inni natomiast preferują luźną atmosferę i rozmowy w trakcie pracy. Każda osoba jednak ma pracę do wykonania i właśnie dla każdej z nich biuro jest miejscem, które powinno to umożliwić w jak najlepszy sposób. 

Nowoczesne firmy zdają sobie sprawę z tego, że komfortowe miejsce pracy, to lepsza organizacja pracy, sprawniej realizowane procesy firmowe i większa wydajność. Ponadto, zaaranżowanie biura jest najczęściej sporą inwestycją na kilka lat w przód. Warto więc wziąć pod uwagę to, że potrzeby się zmieniają - zarówno w strukturze zatrudnienia, hierarchii firmowej, strukturze zespołów i ich liczebności.  Postaraj się zdiagnozować, jakie plany w projekcje na temat przyszłości ma inwestor, dla którego projektujesz, jak zamierza rozwijać swoją firmę i zastanów się, jak to wszystko może wpłynąć na wykorzystanie przestrzeni w przyszłości.

Przede wszystkim:

• Poznaj ograniczenia przestrzenne, z jakimi będziecie się zmagać w projektowanym biurze. W pierwszej kolejności przygotuj propozycję układu funkcjonalnego w wariancie maksymalnym. 
• Przede wszystkim sprawdź, ilu pracowników może w komfortowy sposób pracować na tej powierzchni. Zastanów się, czy istnieją może jakieś alternatywne propozycje, które pozwolą przystosować biuro dla nowych pracowników
• Przy tym pamiętaj o wydajności nie tylko miejsc pracy, ale i innych przestrzeni - klatek, kuchni, toalet czy pomieszczeń socjalnych. 

Zasada numer 2: projektuj z myślą o wszystkich użytkownikach

Dobrą praktyką stosowaną podczas projektowania biur jest kontakt nie tylko z osobami decyzyjnymi, ale i użytkownikami tej przestrzeni. Byłoby świetnie, gdyby na początku projektu udało Ci się zebrać briefy od osób pracujących na różnych stanowiskach i szczeblach, w różny sposób wykorzystujących dostępną przestrzeń. Możesz dokonać samodzielnych obserwacji podczas standardowego biurowego dnia pracy, zorganizować warsztaty dla wybranej grupy pracowników lub zebrać od nich przygotowane wcześniej ankiety. Jeśli nie jest to z jakichś względów możliwe, spróbuj chociaż wyobrazić sobie realia pracy każdej z grup pracowników, żeby przynajmniej w jakiejś części uwzględnić ich potrzeby w nowej aranżacji

Oczywiście, jako projektant, musisz odróżnić ‚koncert życzeń’ od prawdziwych potrzeb i wymagań projektowych. Jeśli przeprowadzisz taki proces rzetelnie – gwarantujemy, że będziesz zaskoczony, jak wiele dodatkowych czynników należy wziąć pod uwagę. Postaw się na chwilę w roli niektórych osób i postaraj się, aby mogły one odnaleźć się w zaprojektowanym biurze. Czasem może chodzić o ułatwienia przy sprzątaniu przestrzeni między biurkami, czasem problematyczne może być odwieszenie płaszcza lub odnalezienie drogi do toalety. Twoim zadaniem jest przewidzenie wielu tego typu sytuacji.

Przeczytaj również: >> Jak zaprojektować funkcjonalny i nowoczesny gabinet stomatologiczny? <<

Zasada numer 3: biuro nie składa się tylko z Open Space’ów i Chillout Room’ów

Open Space prawdopodobnie ma tyle samo przeciwników, co zwolenników. To przestrzeń, która szczególnie budzi kontrowersje wśród pracowników i użytkowników przestrzeni biurowych. Z kolei Chillout Room to odpowiedź na zmiany pokoleniowe, które silnie wpłynęły na podejście pracowników i ich potrzeb. 

Rozpoczynając prace nad projektem, warto dopasować ją do profilu pracodawcy. W pierwszej kolejności zastanów się na przykład, czy praca w jego organizacji ma charakter projektowy, czy pracownicy tworzą zespoły stałe oraz zapoznaj się z samą kulturą organizacji. Dopasuj układ funkcjonalny projektowanej przestrzeni do aktualnych i spodziewanych potrzeb danej firmy. Może się na przykład okazać, że projektowanie otwartej przestrzeni z miejscami do pracy nie będzie dobrym pomysłem, a znacznie lepszym okażą się indywidualne lub zespołowe pomieszczenia. Przestrzeń open space można na przykład podzielić mobilnymi ściankami i dać inwestorowi większą elastyczność w kształtowaniu wewnętrznej struktury zespołów. Przemyśl też, w jaki sposób organizacja komunikuje się wewnętrznie i zewnętrznie. Czy organizuje spotkania – jeśli tak, to jak często się odbywają, ile osób bierze w nich udział, jakie wyposażenie jest niezbędne do ich przeprowadzenia. A może spotkania odbywają się w dużej mierze online i konieczne jest przygotowanie sprzętu do obsługi wideokonferencji?

Zasada numer 4: budżet

Jest całkowicie naturalne, że inwestorzy chcieliby mieć stuprocentową kontrolę nad budżetem,  dokładnie określić go już na początku prac projektowych, a następnie zamrozić na cały okres realizacji. Jest to niestety scenariusz całkowicie utopijny, wręcz niemożliwy do zrealizowania. Zmienność cen, modyfikacje zakresu prac, konieczność ciągłej weryfikacji i optymalizacji dokumentacji projektowej są wpisane w specyfikę tej branży – trzeba do tego po prostu przywyknąć.

My w we.make mamy dwa kluczowe spostrzeżenia, które naszym zdaniem mają olbrzymi wpływ na planowanie i późniejszą realizację budżetu:

• Po pierwsze – musisz sobie zdać sprawę z tego, że realizując poważne przedsięwzięcie biurowe możesz spotkać się z sytuacją, gdy większość, albo przynajmniej bardzo znacząca część budżetu wcale nie zostanie zagospodarowana na elementy dekoracyjne i wyposażenie, które widać na wizualizacjach. Część środków finansowych będzie przeznaczona na rozbiórki, ciężkie roboty budowlane, instalacje i urządzenia (na przykład wentylację lub klimatyzację). Jeśli przewidujesz, że realizowany przez Ciebie projekt będzie musiał uwzględniać takie elementy – jeszcze przed przystąpieniem do koncepcji aranżacji wnętrza, określ zakres i kosztorys niezbędnych prac budowlanych i instalacyjnych. Jeśli potrzebujesz – skonsultuj się ze specjalistami branżowymi, nie próbuj samodzielnie szacować cen, o których nie masz pojęcia, bo może Cię to bardzo negatywnie zaskoczyć. 

• Druga rada – naszym zdaniem jest tylko jeden sposób na możliwie dokładne określenie kosztorysu realizacji. Jest nim bardzo skrupulatne i rzetelne wykonanie dokumentacji projektowej, uwzględniającej wszystkie niezbędne elementy realizacji prac. Tak, to zabiera czas, a im dłuższy jest proces projektowy tym więcej on kosztuje. Ale namawiamy każdego inwestora i projektanta, żeby nie lekceważyli tego etapu i raczej upatrywał w nim swoją szansę na przemyślany, dobrze dopasowany projekt, rzetelnie określony zakres robót oraz harmonogram prac.

Oczywiście nie jest tak, że da się w ten sposób budżet całkowicie zamrozić, ale przynajmniej da się w nim w ten sposób przewidzieć o wiele więcej, niż działając w pośpiechu. A w przypadku jakichkolwiek problemów z niedopinającym się arkuszem kalkulacyjnym, na tym etapie prac można jeszcze dokonać poważnych zmian i optymalizacji, bez katastrofalnych skutków dla budżetu i terminu realizacji. Jesteśmy zdania i przekonujemy każdego, że każda godzina (a co za tym idzie – również każda złotówka) zainwestowana w rzetelnie poprowadzony proces projektowy jest tego warta i zmniejsza ryzyko niepowodzenia.

Zasada numer 5: optymalizacja

Wierzcie lub nie, ale optymalizacja to jedno z najważniejszych zagadnień podczas budowy biura. Trwa w zasadzie od pierwszej minuty projektowania, do ostatniej minuty realizacji. I bardzo dobrze – nie jesteśmy szczególnymi fanami wydawania absurdalnie wysokich kwot. Zoptymalizować da się niemal wszystko. I o ile często inwestorzy mają wrażenie, że kosztorysy mają tendencję do zmierzania ku nieskończoności, to my mamy wrażenie, że w wyniku optymalizacji oczekiwania inwestorów mają tendencję mocno malejącą. Rzecz w tym, aby znaleźć złoty środek (słowo ‚złoty’ jest przy tym użyte w tym zdaniu nieco niefortunnie). Na czym więc polega błąd, przed którym przestrzegamy? Na niechęci projektantów do optymalizowania, na przedwczesnym zamykaniu projektów.

Zachęcamy do zrewidowania swoich rysunków, na pewno da się w nich coś zrobić taniej, sprawniej, lepiej – bez uszczerbku dla jakości wykonania i bez negatywnych skutków dla funkcjonalności i atrakcyjności wnętrza. Często najlepszym sposobem na taką weryfikację jest zdobycie kilku ofert na realizację od firm zajmujących się danym zakresem. To bardzo często wysokiej klasy, doświadczeni profesjonaliści – nawet krótka rozmowa z nimi może projektantowi uzmysłowić, że w projekcie można dokonać ciekawych modyfikacji.

Aleksandra Hobler i Paweł Jesionek

pracownia we.make